Henkilörekisterin perusteet:
Viestiupseeriyhdistyksen jäsenistöstä ylläpidetään ”Viestiupseeriyhdistys ry:n jäsenrekisteri” -nimistä henkilörekisteriä, jonka virallisena ylläpitäjänä toimii Viestiupseeriyhdistys ry. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään jäsenyyden hoitamiseen. Henkilötiedot rekisteriin jäseneksi liittyvä toimittaa itse verkkosivuilla olevan jäsenhakulomakkeen kautta.

Rekisteriin kerättävät ja ylläpidettävät tiedot ja niiden käyttö:
Viestiupseeriyhdistys ylläpitää jäsenistään seuraavia tietoja:
– Nimi ja yhteystiedot: tiedottamiseen, jäsenlehden toimittamiseen ja sähköiseen laskutukseen
– Syntymäaika: jäsenistön palkitsemiseen ja muistamiseen
– Sotilaskoulutus: vapaaehtoinen tieto
– toiminta ICT-alalla ja vapaaehtoisen maanpuolustuksen tehtävissä, vapaaehtoinen tieto

Rekisterin ylläpito:
Yhdistyksen jäsensihteerinä ja rekisterin ylläpitäjänä toimii toiminnanjohtaja (v 2020 Harri Reini). Rekisterin ylläpidosta vastaavat yhdistyksen toiminnanjohtaja ja puheenjohtaja (v 2020 Juha Petäjäinen)

Jäsenen henkilötiedot lisätään rekisteriin jäseneksi hyväksymisen yhteydessä. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun yhdistyksen hallitus on todennut jäsenen eronneeksi. Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille.

Tiedot omista, rekisteriin merkityistä, tiedoista saa tarvittaessa toiminnanjohtajalta.

Rekisterin suojaus:
Rekisteri on muodoltaan sähköinen tiedosto, jota käytetään toiminnanjohtajan käytössä olevalla yhdistyksen tietokoneella. Rekisteristä ei ylläpidetä paperistulosteita eikä rekisterin tietoja tallenneta verkon pilvipalveluihin tai vastaaviin tiedon säilyttämiseen ja jakamiseen tarkoitettuihin palveluihin.